8 dicas para organizar o seu computador e aumentar a produtividade

 

Em primeiro lugar o que vem a sua cabeça quando se pensa em organização? O pensamento convencional é que: Uma pessoa organizada é uma pessoa produtiva. Por exemplo, uma mesa de trabalho bagunçada geralmente demonstra um sinal de uma pessoa sem foco e quem tem problemas em finalizar tarefas.

A mesma coisa é verdade com computadores. Ter certeza que a informação no seu computador está organizada é uma ótima forma de aumentar a produtividade, e as seguintes dicas formulada pela equipe da AJ Desenvolvimento são um guia para te ajudar a fazer isso acontecer.

1. Use Pastas

Se você está organizando todos os seus documentos do Word, planilhas, fotos ou outros arquivos em uma só pasta sem um sistema de organização está na hora de repensar como você usa o seu computador. Quando você tem um grande número de arquivos, com o tempo, achar arquivos específicos tomam tempo.

O primeiro passo é criar pastas separadas para cada conteúdo específico. Por exemplo, um vendedor pode separar pastas por pedidos, contatos de clientes, linhas de produtos disponíveis, informação de entrega e etc. Dentro de cada uma dessas pastas podem ter várias sub-pastas para separar diferentes contas de clientes.

O mesmo método pode ser utilizado para organizar a sua caixa de e-mails. Criando pastas separadas para as pessoas que você recebe e-mails regularmente (ou mensagem relacionadas a um projeto particular ou tópico), fará com que você encontre o que procura com mais facilidade. Com o tempo que você economizará procurando pela informação, a utilização das pastas fará você muito mais produtivo.

2. Seja consistente

Alguns experts oferecem recomendações super específicas sobre a melhor forma de nomear os arquivos no seu computador (ex.: não use mais do que 15 letras no nome do arquivo; somente use letras minúsculas; nunca incluir espaços no nome dos arquivos, etc). Se um método rígido de nomenclatura dos arquivos funciona para você, vá em frente. Contudo, o mais importante é lembrar que os nomes dos arquivos devem ser consistentes. Se você adotar esse método consistente de nomear arquivos e pastas, você será capaz de encontrar a informação facilmente nas pastas e sub-pastas.

3. Seja específico

Enquanto consistência é um grande passo, consistentemente nomear os seus arquivos com nomes vagos não vai facilitar a sua vida. Para máxima eficiência, você quer que os nomes dos seus arquivos sejam específicos o suficiente para te dar uma ideia clara do seu conteúdo. Por exemplo, nomear um arquivo “orçamento” não vai te dar quase nenhuma pista do que está dentro do arquivo, mas “orçamento_joão_pereira_ltda_2015” vai evitar que você clique em vários arquivos com nomes similares para achar a informação.

4. Livre-se do lixo
Na cultura onde todo mundo parece estar sempre querendo se precaver de tudo, algumas pessoas parecem querer documentar absolutamente tudo. Geralmente o resultado disso é o arquivamento de documentos e e-mails insignificantes, ocupando assim um valioso espaço no seu computador e dificultando a busca.

Antes de salvar qualquer documento ou e-mail, considere se você vai algum dia precisar de recorrer àquela informação no futuro. Se a resposta for “não”, delete. E mais, adquira o hábito de periodicamente revisar os materiais antigos no seu computador e deletar informações que não são mais úteis.

5. “Limpe” o seu desktop
Não tem nada que vai deixar um usuário de um computador mais sobrecarregado do que um desktop cheio de arquivos e ícones inúteis. Tenha certeza que a informação que aparece no seu desktop seja fácil de navegar e fique livre da bagunça eletrônica.

6. Sincronize a sua informação
Cada vez mais estamos adaptando a novos programas e dispositivos eletrônicos (de desktops a laptops, de tablets a smart phones), a necessidade de sincronizar a informação entre todos os dispositivos cresceu exponencialmente. Os maiores nomes de informação sincronizada hoje são: Dropbox, Google Drive, iCloud, Skydrive, iDrive, SugarSync, Amazon Cloud Drive e Evernote, e essa lista só cresce com o passar do tempo. Quando você procurar por serviços na nuvem, considere fatores como preço, facilidade de utilização e backup.

7. Mantenha consistência da sua personalidade Online
Indivíduos e empresas que usam uma variedade de mídias sociais podem considerar a utilização de um software para organizar e gerenciar a sua presença online. Serviços como Hootsuite, VerticalResponse, TweetDeck, SproutSocial, e Engage121 fornecem uma maneira eficiente de contribuir com conteúdo online sem gastar muito tempo e esforço.

8. Backup da informação
Para evitar a possibilidade de perder arquivos importantes, é sempre uma boa ideia fazer um back up frequente da informação existente no seu computador, copiando para alguma outra fonte de armazenamento, como um hard drive externo.

Se você está perdendo horas do seu dia procurando arquivos no seu computador ou duplicando os seus esforços para atualizar o seu conteúdo online, não existe uma hora melhor para organizar a sua vida do que agora. Essas dicas vão, sem dúvida, te ajudar a ser mais produtivo e facilitar a sua vida.

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AJ

A AJ Desenvolvimento é uma empresa apaixonada por desenvolvimento, comunicação, design e tecnologia. Para nós, ser o melhor é o ponto de partida, e não o ponto de chegada. Temos consciência de que as metas estabelecidas ainda não podem ser atingidas, pois sabemos que é por meio do esforço para alcançá-las que chegaremos ainda mais longe do que o esperado.

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